La encargada de Control Escolar y Admisiones en la Academia de Aviación del Norte desempeña un rol esencial para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos y académicos, desde la inscripción de los alumnos hasta el seguimiento de su progreso y documentación. Su responsabilidad abarca la gestión eficaz y profesional de todos los aspectos del control escolar y las admisiones de nuevos estudiantes. Principales Obligaciones Gestión de Inscripciones y Admisiones Realizar y coordinar el proceso de inscripción de nuevos estudiantes, desde la recepción de solicitudes hasta la confirmación final de admisión. Orientar a los aspirantes y responder preguntas sobre requisitos, programas y el proceso de inscripción. Coordinar entrevistas y evaluaciones de admisión, si corresponde, para garantizar que los candidatos cumplan con los requisitos de ingreso. Control de Expedientes Académicos Crear y mantener un archivo actualizado de expedientes académicos para cada estudiante, garantizando la integridad y confidencialidad de la información. Asegurar que todos los documentos necesarios (identificación, certificados médicos, pagos, etc.) estén en orden antes de iniciar el curso. Monitorear la documentación de cada estudiante durante su tiempo en la academia y actualizar sus registros según sea necesario. Seguimiento Académico de Estudiantes Colaborar con los instructores y coordinadores para realizar un seguimiento del progreso académico de los estudiantes, documentando sus evaluaciones, calificaciones y cualquier observación relevante. Notificar a los estudiantes sobre fechas importantes, como exámenes, evaluaciones, o actualizaciones académicas, para asegurar que cumplan con todos los requisitos de formación. Reportar problemas o deficiencias académicas al departamento correspondiente para tomar acciones preventivas o correctivas. Gestión de Documentación y Certificados Coordinar la emisión y entrega de certificados y constancias al finalizar cada programa, garantizando que cumplan con las regulaciones y estándares de la autoridad aeronáutica. Verificar la autenticidad y el cumplimiento de los requisitos para la emisión de documentos oficiales, tales como licencias o certificados de finalización. Mantener un control estricto de los documentos oficiales, tanto impresos como digitales, para evitar errores o inconsistencias. Coordinación con Autoridades y Organismos Regulatorios Asegurarse de que la academia cumpla con los requerimientos de la autoridad aeronáutica y con los reglamentos de control escolar establecidos. Preparar y presentar reportes requeridos por las autoridades educativas y aeronáuticas, asegurando el cumplimiento con todas las normativas. Coordinar visitas y auditorías de las autoridades, asegurando que toda la documentación y el cumplimiento estén en orden. Atención al Estudiante y Servicio al Cliente Proporcionar información clara y precisa a los estudiantes sobre los procedimientos académicos y responder preguntas relacionadas con control escolar. Orientar y dar soporte en la gestión de trámites y servicios escolares, como solicitud de certificados, constancias, y procesos de titulación. Escuchar y resolver inquietudes o conflictos que puedan surgir durante el proceso educativo, canalizando las situaciones que requieran atención específica. Control de Asistencia y Desempeño Académico Llevar un registro de la asistencia de los estudiantes y generar reportes en caso de ausencias recurrentes. Evaluar y documentar el rendimiento académico de los estudiantes y notificar cualquier incumplimiento que pueda requerir acciones correctivas o de seguimiento. Responsabilidades Clave Confiabilidad y Precisión: Asegurar la exactitud de la información académica y administrativa de cada estudiante, ya que cualquier error puede afectar su proceso de formación o certificación. Confidencialidad: Manejar de manera ética y confidencial toda la información personal y académica de los estudiantes. Organización y Eficiencia: Mantener un control escolar ordenado, que permita el acceso rápido a la información y facilite el seguimiento de los procesos educativos. Comunicación Eficaz: Mantener una comunicación abierta con estudiantes, padres y demás departamentos de la academia, para garantizar un flujo de información efectivo y minimizar malentendidos. Cumplimiento Normativo: Asegurarse de que todas las actividades de control escolar y admisiones se realicen conforme a las regulaciones y políticas de la academia, así como a las exigencias de las autoridades educativas y aeronáuticas.